La Ley de Emprendedores establece que todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, sean de la clase que sean, y por tanto también los de actas o los de socios o acciones nominativas, deben ser cumplimentados en formato electrónico legalizándose telemáticamente antes de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.

Legalización voluntaria de libros de detalle de actas o grupos de actas

Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

El registrador comprueba el cumplimiento de los requisitos formales y la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase. El hecho de la legalización se certifica electrónicamente con código de validación.

  • Ya sólo es posible la formación de libros en formato electrónico. Esto supone un coste añadido al tener que adecuar su forma de llevanza de contabilidad a formatos digitales.
  • La legalización de los libros obligatoriamente debe ser telemática.
  • También deben legalizarse anualmente los libros de actas y los de acciones nominativas o el libro registro de socios.

La Ley de emprendedores no regula un régimen transitorio de adaptación para la presentación telemática, por lo que en principio, esta modificación o novedad entraría en vigor inmediatamente, después de su publicación en el BOE

Libros de actas

Debemos recordar que el Reglamento del Registro Mercantil establece que la sociedad podrá llevar un libro de actas para cada órgano, y que no podrá legalizarse un nuevo libro de actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiere denunciado la sustracción del mismo o consignado en acta notarial su extravío o destrucción.

Por tanto, a los libros digitales presentados telemáticamente y comprensivos del libro de actas anual, deberá acompañarse, en formato físico, único existente hasta ahora, los libros de actas anteriores inutilizando las hojas en blanco que todavía pudieran contener.